CONTOH KAJIAN KES – Proses pembuatan keputusan

 
Untuk mempraktikan teori-teori Proses Membuat Keputusan dalam keadaan yang sebenar, saya akan menggunakan projek yang telah kumpulan kami kaji dalam Studio Pengurusan 300. Projek Bayan World Megamall merupakan projek yang telah terbenkalai selama lebih kurang 2 tahun. Projek ini adalah jenis komersil. Saya akan mengaplikasikan sekurang-kurangnya satu pendekatan untuk mengatasi masalah yang akan wujud dalam keenam-enam peringkat proses pembuatan keputusan. Pemilihan dan penggunaan teknik-teknik yang sesuai untuk penyelesaian masalah adalah penting dalam proses membuat keputusan yang baik.

3.1 KENALPASTI KEPERLUAN, SITUASI DAN MASLAH

Dalam Projek Bayan World Megamall, masalah yang menyebabkan kebengkalaian projek adalah disebabkan oleh faktor dalaman dan faktor luaran.

Faktor-faktor Dalaman adalah terdiri daripada;

	Sistem Pengurusan yang lemah.
	Masalah Kewangan.

Faktor-faktor Luaran adalah terdiri daripada;

	Keadaan Pasaran
	Kegawatan Ekonomi.
	Persaingan dalam Industri Binaan.

SWOT Analysis digunakan untuk mengenalpasti masalah yang wujud ini dengan lebih teliti dan jelas lalu mencari penyelesaian dan mengenalpasti faktor-faktor strategi yang berkaitan dalam membuat keputusan. Analisis SWOT merupakan kaedah lembut dalam proses membuat keputusan.

Tujuan utama ialah analisis SWOT adalah mengenalpasti sifat-sifat seperti Kekuatan (strength), Kelemahan (weakness), Peluang (opportunities), dan Ancaman (threats). Tujuan utama ini bukan sahaja membina analisis SWOT tetapi adalah untuk menterjemahkan keputusan analisis itu kepada langkah-langkah yang khusus untuk membantu mengembangkan sesebuah firma dengan jayanya. Walaupun analisis SWOT merupakan satu pandangan ringkas terhadap situasi analisis, hal ini adalah berdasarkan 4 asas yang penting iaitu:
  a) Mengenalpasti trend dalam industri
b) Mengenalpasti pesaing-pesaing industri
c) Menilai firma sendiri
d) Menyelidik pelanggan yang sedia ada dan perspektifnya.

Jadual di bawah adalah Analisis SWOT dengan menganalisis faktor dalaman dan faktor luaran yang mempengaruhi peluang dan ancaman pasaran oleh Projek Bayan World Megamall dengan secara am.
 
  

 

Faktor Dalaman	Kekuatan	Kelemahan
Pengurusan	Merupakan syarikat yang terkenal dan mempunyai pengalaman dalam bidang pembinaan.	Kontraktor-kontraktor yang mengakibatkan projek berhenti sebab masalah pengurusan dan kewangan.
Kewangan	Syarikat Anson Perdana merupakan syarikat yang public listed dan mempunyai banyak modal.	Kebanyakan modal terikat dalam plantation estate kerana hasil plantation ini tidak dapat dijual.

 

Faktor Luaran	Peluang	Ancaman
Pasaran	Lokasi yang strategi, sistem pengangkutan yang baik dan merupakan bangunan komersil yang terbesar di kawasan itu.	Pasaran terhadap ruang niaga di Pulau Pinang adalah mengalami lebihan penawaran.
Ekonomi	Pendapatan penduduk semakin meningkat dan ini menggalakkan.	Kegawatan ekonomi berlaku.
Persaingan	Rekabentuk dan teknologi binaan yang canggih.	Kompleks Bukit Jambul dan Kompleks Pasific.

 

3.2 DIAGNOSIS DAN ANALISIS SEBAB
Jika masalah-masalah telah dikenalpasti maka kita boleh menggunakan alat-alat penganalisis untuk mengumpul dan mempamerkan maklumat. Pada peringkat ini, Analisis Sensitiviti digunakan dan ia merupakan Kaedah Keras dalam proses membuat keputusan. Maklumat-maklumat yang perlu untuk menghasilkan Analisis Sensitiviti boleh didapati daripada pelbagai sektor, seperti laporan ekonomi, jabatan-jabatan berkanun dan kerajaan seperti Jabatan Penilaian dan perkhidmatan harta dan sebagainya untuk mendapat maklumat terkini tentang kajian pasaran yang terkini.

Dalam analisis Sensitiviti, perubahan harga buruh dan masa dapat mempengaruhi kos pembinaan keseluruhan projek.  Dalam analisis ini, kita dapat memerhatikan secara jelas bagaimana perubahan yang sedikit dalam sebahagian kos pembinaan akan memberikan perubahan yang ketara dalam bahagian yang lain. Dengan ini, maka dapat dijangkakan risiko dan ketidakpastian yang wujud.  Melalui analisis ini, adalah senang memberikan gambaran yang jelas kepada pelabur sejauh mana sesuatu projek pembangunan dapat dilaksanakan atau tidak kerana keputusan dalam analisis ini memberikan penyelesaian yang cepat dan mengambilkira risiko yang akan dihadapi supaya memberi satu batasan kepada pelabur tentang kejayaan projek.
 

 3.3 PEMBENTUKAN ALTERNATIF

Apabila masalah-masalah dan keperluan telah dikenalpasti dan telah mendapat penyelesaian maka kita akan memasuki dalam proses pembentukan alternatif-alternatif baru.

Teknik Brainstorming adalah digunakan dalam peringkat itu untuk menjanakan alternatif dan ia merupakan Kaedah Lembut dalam proses membuat keputusan. Brainstorming merupakan satu teknik yang menggalakkan ahli-ahli kumpulan untuk melahirkan seberapa banyak idea yang aneh dan ganjil yang mungkin dalam sebuah topik tanpa menilaikannya. Terdapat empat peraturan semasa menggunakan teknik Brainstorming, iaitu:

a) Tiada penilaian tentang idea yang dijanakan.
b) Galakan idea yang ‘gila’ (freewheel).
c) Tambahkan kepada idea yang telah diberikan.
d) Fokuskan kepada kuantiti idea, bukan kualiti.

Walaupun Brainstorming adalah khususnya dijalankan dalam satu kumpulan, hukumnya boleh digunakan secara individu. Pengurus mengambil beberapa langkah penyelesaian yang mungkin termasuk idea-idea yang bernilai dan cuba melahirkan satu kapasiti idea yang tinggi dan menggabungkan idea-idea semasa. Cara-cara yang lain untuk melahirkan idea-idea baru akan dinilaikan dengan lebih lanjut apabila kita membincangkan kekreatifan. Dalam pada itu, hal ini adalah penting untuk memberi perhatian kepada sejumlah alternatif yang harus dilahirkan semasa fasa membuat keputusan.

Selain itu, Nominal Group Technique (NGT) juga diaplikasikan dalam peringkat ini dan teknik ini merupakan Kaedah Lembut dalam proses membuat keputusan. NGT merupakan teknik yang menggabungkan kerja individu dan kumpulan yang saling bertindak dalam ‘ground rules’ yang tertentu. Teknik ini dimajukan adalah untuk memelihara individu dan kumpulan, dan untuk mengatasi kecenderungan ahli kumpulan untuk mengkritik idea-idea yang telah dibentuk.

Selepas menggunakan teknik Brainstorming dan teknik Nominal Group, alternatif-alternatif yang terbentuk untuk mengatasi Projek Bayan World Megamall yang terbenkalai adalah seperti berikut:

Alternatif 1

Ruang Niaga – 70% dijual dan 30% disewakan.
Anchor Tenant Disewa
Pembinaan mini water world dibatalkan.

Alternatif 2

Ruang Niaga- 80% dijual dan 20% disewa.
Anchor Tenant dijual
Pembinaan mini water world dibatalkan.

 3.4 PEMILIHAN ALTERNATIF

Terdapat 2 alternatif telah dibentuk dalam projek megamall itu. Pendekatan Groupthink telah digunakan dalam menjalankan pemilihan alternatifdan ia merupakan jenis Kaedah Lembut. Groupthink merupakan satu kecenderungan dalam perpaduan sesuatu kumpulan untuk mencari persetujuan bagi isu dalam merealistikkan penilaian dalam situasi. Menurut teori dalam Groupthink, ahli kumpulan adalah menumpukan perhatian dalam memelihara perpaduan dalam kumpulan dan mereka adalah enggan membangkitkan isu yang akan menyebabkan perselisihan atau membekalkan maklumat yang akan membuktikan kecemasan dalam perbincangan.

Kelebihan-kelebihan yang wujud dalam Groupthink ialah:
a) Banyak maklumat dan pengetahuan yang akan difokuskan pada sesuatu isu.
b) Pertambahan bilangan dan mempelbagaikan alternatif yang boleh dimajukan.
c) Pemahaman yang baik dalam penerimaan keputusan akhir.
d) Ahli kumpulan akan membentukkan pengetahuan dan kemahiran untuk kegunaan masa depan.

Kaedah Nilai Kini Bersih (NKB) juga digunakan dalam memilih alternatif dan ia merupakan Kaedah Keras dalam membuat keputusan. NKB untuk menguji kedayamajuan kedua-dua alternatif yang dijanakan ini, maka, aliran tunai disediakan dan didiskaunkan dengan kadar diskaun tertentu.  Andaian-andaian juga dinyatakan secara jelas dan terang supaya ia adalah penting dalam meneruskan sesuatu penilaian dengan kaedah-kaedah ini.

Untuk kaedah NKB, nilai kini semua pendapatan masa hadapan dari sesuatu pelaburan dibandingkan dengan semua perbelanjaan masa depan.  Jika nilai kini pendapatan melebihi nilai kini perbelanjaan , maka boleh diperkatakan projek itu menguntungkan.

Selepas menggunakan pendekatan Groupthink dan pendekatan Nilai Kini Bersih, maka alternatif 1 telah dipilih untuk dilaksanakan.
 

 3.5 PELAKSANAAN ALTERNATIF YANG TERPILIH
 

Selepas diketahui bahawa alternatif telah dipilih, maka satu strategi pelaksanaan telah disediakan untuk menjayakan pelaksanaan alternatif itu. Strategi pelaksanaan yang digunakan ialah Teknologi, Struktur & Human Resources. Strategi ini merupakan Kaedah Lembut dalam proses membuat keputusan.

Strategi Teknologi melibatkan pengetahuan, peralatan, lekapan dan teknik kerja yang digunakan oleh sesebuah organisasi untuk melaksanakan sesuatu projek. Teknologi merupakan faktor yang penting dalam strategi pelaksanaan.

Strategi Struktur organisasi merupakan contoh yang formal dalam mengeratkan dan mengkoordinasikan individu dan kumpulan untuk mencapai maklamat organisasi.

Strategi Human Resources adalah pekerja-pekerja dalam sesebuah organisasi. Pengalaman dan kemahiran pekerja merupakan satu kelebihan aset dalam persaingan.

Dalam melaksanakan alternatif 1 yang telah dipilih maka pemaju akan membawa teknologi binaan dan rekabentuk yang canggih dan kontraktor-komtraktor dan konsultant-konsultant yang berpengalaman dan mahir untuk meneruskan projek itu.

 3.6 PENILAIAN DAN MAKLUM BALAS

Kriteria keputusan yang telah dibentuk bagi menghuraikan jenis keputusan yang telah dibuat adalah Pendekatan Maksimin. Pendekatan ini telah dikemukakan oleh Wald dan andaian dibuat dalam pendekatan terlalu pesimistik. Keputusannya pula melibatkan risiko yang minimum dan keterjaminan pulangan yang positif. Faktor yang boleh ‘merosakkan’ keputusan ialah kejatuhan pasaran harta.

Pemaju Projek Bayan World Megamall adalah lebih bersifat konservatif dan pemaju yang ingin menggunakannya secara tekal. Oleh itu pendekatan Maksimin telah dipilih.