Pembelajaran ababd ke 21

Kecekapan dan Keberkesanan

Soalan 1: Dengan contoh yang sesuai jelaskan maksud kecekapan dan keberkesanan

Kecekapan bermaksud buat sesuatu dengan betul. Kecekapan mengutamakan penjimatan kos iaitu menggunakan sumber yang minimum untuk mencapai sesuaut matlamat.

Keberkesanan bermaksud buat sesuatu yang betul. Keberkesanan mengutamakan pencapaian matlamat.

Misalnya dua orang pengurus cawangan bank mempunyai matlamat yang sama iaitu mencapai target pembiayaan sebanyak RM600  juta seminggu. Pengurus cawangan A berjaya mencapai matlamat dengan menggunakan 10 pegawai pemasaran dalam masa seminggu. Pengurus cawangan B berjaya mencapai matlamat dalam masa dua minggu dengan menggunakan 5 orang pegawai pemasaran. Pengurus cawangan B lebih cekap kerana dapat meminimumkan kos berbanding dengan pengurus cawangan A.

Soalan 2: Bandingkan konsep kecekapan dan keberkesanan

Persamaannya
Kedua-duanya berusaha mencapai matlamat organisasi

Perbezaannya

-    Kecekapan ialah buat sesuatu dengan betul manakala keberkesanan ialah buat sesuatu yang betul.

-    Kecekapan mengumakan pencapaian kos minimum dan penjimatan sumber manakala keberkesanan mengutamakan pencapaian matlamat


Soalan 3: Adakah seorang pengurus yang cekap merupakan seorang pengurus yang berkesan?

Kecekapan bermaksud buat sesuatu dengan betul. Kecekapan mengutamakan penjimatan kos iaitu menggunakan sumber yang minimum untuk mencapai sesuaut matlamat.

Keberkesanan bermaksud buat sesuatu yang betul. Keberkesanan mengutamakan pencapaian matlamat.

Seorang pengurus yang cekap tidak semestinya seorang pengurus yang berkesan kerana
pengurus yang cekap mengutamakan penjimatan sumber berbanding dengan pengurus yang berkesan yang mengutamakan pencapaian matlamat

Pengurus yang cekap mengutamakan penghasilan output dengan kos yang minimum manakala pengurus yang berkesan mengutamakan jumlah output yang dihasilkan.

Kajian kes Pengajian Perniagaan - pengurusan

DILEMA GAYA PENGURUSAN

Viswa merupakan pengurus pengeluaran sebuah kilang elektronik di Bangi, Selangor dan Suzana pula merupakan seorang pengurus operasi  di sebuah kilang berteknologi tinggi yang menghasilkan jentera helikopter  di Nilai, Negeri Sembilan. Mereka bertemu semasa menghadiri kursus kepimpinan yang dianjurkan oleh Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) . Semasa waktu makan tengahari, mereka berbincang tentang gaya kepimpinan yang diamalkan dalam syarikat masing-masing 

Menurut Viswa, beliau merupakan seorang yang peramah dan  berkeyakinan dapat menyesuaikan diri dengan pekerja di kilangnya dengan mudah. Kilang ini mempunyai 80 orang pekerja dan hampir 50 orang bekerja dikilang ini mempunyai pengalaman lebih  20 tahun.  Selebihnya merupakan pekerja muda yang tidak berpengalaman dan hanya ingin mendapatkan pengalaman sebelum berpindah ke kilang lain  dan Viswa berpendapat pekerja ini memang sukar untuk diberi motivasi. Peraturan baru yang akan dilaksanakan oleh syarikat ini berkaitan dengan keselamatan dan kesihatan pekerja memerlukan tahap disiplin yang tinggi di kalangan pekerja. Viswa berpendapat beliau perlu menggunakan gaya kepimpinan autokratik untuk memastikan peraturan baru ini akan diikuti oleh semua pekerja. Viswa juga memberitahu Suzana,  networking baik dengan pengurus pengeluaran organisasi lain akan membantu beliau dalam pengurusan kilangnya.

Suzana memberitahu Viswa bahawa beliau merupakan pengurus operasi  yang baru dilantik dan kurang berpengalaman sebagai pengurus pengeluaran. Kilang ini mempunyai pekerja berkemahiran tinggi yang dibahagi kepada tiga pasukan projek dan setiap pasukan mempunyai 16 orang pekerja. Pengurus sebelum ini mengamalkan gaya kepimpinan autokratik menyebabkan rasa tidak puashati di kalangan pekerja dan produktiviti pekerja  terjejas dengan teruk. Masalah menjadi begitu rumit sehingga pihak jabatan buruh terpaksa dipanggil untuk menjadi penimbangtara dalam rundingan antara pihak pengurusan dengan kesatuan sekerja.  Menurut Suzana, isu ini mendorong beliau untuk mengamalakan gaya kepimpinan demokratik dalam pengurusannya.

Soalan perbincangan

a.       Huraikan fungsi utama Viswa dan Suzana sebagai seorang pengurus

b.      Adakah anda bersetuju dengan gaya kepimpinan yang bakal digunakan oleh kedua-dua pengurus tersebut? Beri pendapat anda

c.       Bagaimanakah Viswa dan Suzana boleh memotivasikan pekerjanya?

d.      Adakah anda bersetuju dengan  cadangan Viswa agar Suzana perlu mempunyai networking  yang 
      baik dengan pengurus syarikat lain? Beri pendapat anda.

e.   Adakah kemahiran teknikal penting untuk Viswa dan Suzana dalam menguruskan kilang       
      tersebut? Beri pendapat anda

f.   Menurut Mintzberg, pengurus memainkan tiga peranan utama iaitu  bermaklumat , membuat 
     keputusan dan antara perorangan. Mengapakah Viswa dan Suzana perlu memainkan peranan ini?
g. Bagaimanakah Suzana boleh mengaplikasikan teori Maslow dan Herzberg dalam proses 
    pengurusan pekerja beliau?

Soalan Pengurusan

1. Jelaskan empat fungsi pengurusan yang dijalankan oleh seorang pengetua 

2. Bandingkan konsep kecekapan dan kerberkesanan

3. Jelaskan kepentingan pengurusan kepada sesebuah organisasi.

4.  Adakah seorang pengurus yang cekap merupakan seorang pengurus yang berkesan? Bincangkan

5.  

Encik Mazlan merupakan pengurus besar  Hotel Mutiara di Ibu Negara. Sebagai pengurus besar beliau perlu menganalisis persekitaran dan menentukan matlamat yang ingin dicapai oleh organisasinya. Beliau juga menggunakan pelbagai kaedah untuk mendorong subordinat agar mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Encik Mazlan juga sentiasa mengadakan mesyuarat untuk dengan pengurus bawahannya untuk mendapatkan maklumat terkini tentang prestasi setiap unit dan mengadakan perbincangan dalam mesyuarat untuk mengenalpasti strategi  untuk memastikan setiap unit mencapai matlamat yang ditetapkan. Dengan bantuan pengurus bawahannya, Encik Mazlan memgagihkan sumber manusia dan bukan manusia mengikur keperluan setiap unit dalam Hotel Mutiara.

a.     Huraikan fungsi pengurusan yang telah dijalankan oleh Encik Mazlan.

b.    Adakah Encik Mazlan seorang pengurus yang cekap dan berkesan? Jelaskan

Jom bincang bersama tentang pengurusan

Soalan Perbincangan pengurusan

Soalan 2
Yang manakah lebih penting untuk organisasi?   Kecekapan atau keberkesanan? Bolehkah sesebuah organisasi mencapai kedua-duanya?

Jom Bincang bersama tentang pengurusan

Soalan Perbincangan pengurusan

Soalan 1: Apakah persamaan yang boleh dilihat antara empat 
                 fungsi pengurusan?

Pengurusan - maksud, kepentimgan dan fungsi serta konsep kecekapan dan keberkesanan

Apakah maksud  pengurusan?

Merupakan proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal usaha ahli – ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi.

Apakah kepentingan pengurusan

1.     Menyelaraskan sumber agar dapat diagihkan dan digunakan secara cekap dan berkesan

2.     Dapat menggunakan sumber secara cekap dan berkesan sekaligus membolehkan sesebuah organisasi mencapai matlamat 

3.     Membantu pengurusan sesebuah organisasi yang baik dan  dapat membantu organisasi tersebut mencapai matlamat

4.     Mengurangkan pembaziran sesebuah organisasi dengan menjimatkan kos aktiviti

Empat Fungsi pengurusan 

Seseorang pengurus akan melaksanakan empat fungsi utama iaitu

a.     Perancangan

Proses yang melibatkan pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai serta menetapkan tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

b.    Pengorganisasian

Proses di mana seseorang pengurus menyusun , menyelaras  dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk menjalankan  sesuatu tugas yang  agar matlamat organisasi boleh dicapai .

c.     Kepimpinan

Proses di mana seseorang  pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerjanya dan juga memotivasikan mereka agar mereka dapat menjalankan  tugas yang diberikan dengan cekap dan berkesan untuk mencapai matlamat organisasi. yang telah ditetapkan.

d.    Pengawalan

Proses di mana seseorang pengurus memantau prestasi  organisasi  semasa dan mengambil tindakan agar  apa yang dirancang boleh tercapai seperti yang dijangkakan.

Apakah Konsep keberkesanan dan kecekapan

Kecekapan	Keberkesanan
Melakukan sesuatu dengan betul. Berusaha untuk mencapai hasil yang maksimum dengan kos yang minimum Bertujuan • Meminimumkan kos • memkasimumkan pengeluaran • Gunakan sumber dengan bijak dan        sebaik mungkin • Elakkan sebarang pembaziran	Melakukan sesuatu yang betul. Pengurus berusaha untuk mencapai  matlamat yang telah ditetapkan Pengurusan menentukan matlamat yang hendak dicapai dan  berikan sepenuh  tumpuan untukmencapainya