latihan komunikasi

Pengajian Perniagaan- penggal 2/2013

Kemahiran Komunikasi

Soalan 1

a.Terangkan dua bentuk komuniuaksi antara pengurus dengan pekerja [4]

b.Dengan menggunakan gambar rajah dan contoh , terangkan bagaimana proses komunikasiu berlaku dalam syakrikat perniagaan. [15]

c. Dengan memberikan contoh yang sesuai, jelaskan tiga halangan yang wujud dalam proses komunikasi [6]

Soalan 2

a. Pemilihan saluran atau media komunikasi  yang sesuai adalah penting dalam perniagaan kerana ia melibatkan aktiviti  pengirim dan juga penerima.

Dengan memberikan contoh , nyatakan empat jenis saluran , dan huraikan aktiviti yang dilakukakn oleh pengirim dan penerima. (8)

b.Bincangkan tiga jenis media persendirian , dan terangkan bagaimana penggunaan media-media tersebut sebagai media komunikasi dalaman boleh ditingkatkan keberkesanannya.                      [9]

c.Nyatakan empat peringkat yang terdapat dalam komunikasi  lisan dan jelaskan fungsi komunikasi bagi setiap peringkat tersebut (8)

Soalan 3

a.     Syarikat Maju Bina Berhad merupakan sebuah syarikat pembinaan yang beribu pejabat di Johor Bahru. Syarikat ini mempunyai cawangan di Pontian, Batu Pahat, Muar dan Kluang. Setiap cawangan akan diuruskan oleh seorang pegawai cawangan. Jelaskan komunikasi mendatar syarikat tersebut berserta gambar rajah (3)

b.    Terangkan empat halangan fizikal semasa mesyuarat berlangsung dasn cara mengatasi halangan tersebut (8)

c.     Jelaskan tiga kemahiran mendengar dalam mesyuarat (6)

d.      Nyatakan empat media elektronik dan kegunaan setiap media tersebut dalam firma perniagaan. (8)

Soalan 4

a.Dengan memberikan gambar rajah , huraikan perkara yang berikut

i.Komunikasi menegak

ii.Komunikasi  mendatar

iii. Komunikasi melintang (6)

b.Kemahiran berunding pihak pengurusan   ialah faktor penting  dalam menentukan keberterusan hayat firma. Bincangkan (10)

c.Penggunaan teknologi maklumat boleh melicinkan pentadbiran dan pengurusan firma serta membantu  mempertingkatkan keberkesanan komunikasi.

Jelaskan kegunaan-kegunaan lain teknologi maklumat  dalam organisasi (9)

Soalan 5

a. Terangkan maksud komunikasi menegak  dan berikan contoh yang sesuai (3)

b. jelaskan empat garis panduan yang perlu diberi perhatian bagi menghasilkan komunikasi bertulis yang efektif (6)

c.Jelaskan tiga peranan komunikasi dalam e-dagang (6)

d.Proses maklumbalas adalah kurang penting dalam komunikasi sehala berbanding dengan komunikasi dua hala. Jelaskan(4)

e. Huraikan kaedah komunikasi lisan yang boleh digunakan oleh pengurus dengan subordinatnya selain daripada ucapan. (6)

Soalan 6

a.Jelaskan proses komunikasi antara pemilik salon kecantikan dengan pelanggannya (12)

b.Nyatakan empat kemahiran mendengar secara berkesan. (4)

c. Jelaskan enam halangan semasa proses mendengar (9)

Soalan 7

a. Huraikan tiga prinsip berunding yang perlu digunakan antara pembekal ikan dengan pelanggannya semasa proses perundingan perniagaan (9)

b. Huraikan prose enkod dan dekod semasa pembentangan laporan hasil jualan oleh pengurus pemasaran kepada ahli lembaga pengarah syarikat. (8)

c. Terangkan tiga tujuan komunikasi menegak ke bawah dan tiga tujuan komunikasi mendatar dalam sesebuah organisasi perniagaan dengan gambar rajah. (8)

Soalan 8

a.Anda diminta mewakili syarikat anda untuk menghadiri satu taklimat tentang pembangunan produk oleh pembekal.Huraikan teknik mendengar yang berkesan supaya maklumat yang disampaikan diperoleh dengan tepat. (10)

b. Sekumpulan usahawan baru telah menghadiri suatu seminar bertajuk “menghadapi era globalisasi” yang dikendalikan oleh Kementerian Pembangunan Usahawan. Salah satu daripada ceramah dalam seminar tersebut memakan masa selama tiga jam.

Jelaskan beberapa kemungkinan bahasa badan  yang dihasilkan oleh audiens berserta maklumat yang digambarkan oleh bahasa badan tersebut. (10)

c.Huraikan lima kaedah teknologi komunikasi kini yang boleh digunakan untuk menyampaikan maklumat (5)

Soalan 9

a.Mesyuarat adalah sesuatu yang penting bagi sesebuah organisasi. Jelaskan (10)

b.Bincangkan kebaikan dan keburukan komunikasi lisan (8)

c.Nyatakan mesej komunikasi bukan lisan yang ingin disampaikan melalui gelagat/situasi berikut

i.air muka yang merah padam

ii.nasda suara yang tinggi oleh majikan dalam mesyuarat

iii. audieins sering melihat jam semasa ceramah disampaikan

iv. pengurus berdiri dengan tangan  di belakang semasa memberi taklimat orientasi kepada pekerja baru

v. suka memasukkan tangan ke dalam poket atau memusing pensen atau pen semasa berhadapasn dengan audiens

vi. jarak susun atur meja antara seorang doktor dengan pesakit

vii. berjabat tangan dengan genggaman yang kuat (7)

Soalan 10

a.Jelaskan empat fungsi komunikasi dalam perniagaan (6)

b.Jelaskan enam teknik bagi mewujudkan komunikasi yang berkesan.       (9)    

c.Jelaskan proses komunikasi dalam pembentangan belanjawan oleh pengurus kewangan syarikat (10)

Soalan 11

a.     Pengurus pemasaran mengadakan mesyuarat dengan stafnya bagi membincangkan strateghi pem,asaran produk baru syarikat

i.              Terangkan bentuk komuniaksi yang digumnakan dalam messyuarat tersebut (4)

ii.             Jelaskan poroses komunikasi yang berlaku dalam mesytuarat tersebut (12)

b.    Jelaskan tiga halangan komuniaksi dalam organisasi perniagaan (9)

Soalan 12

Syarikat Jaya Sdn Bhd (SJSB) yang beribu pejabat di Petaling jaya telah terlibat dalam pengeluaran alat ganti kereta sejak lapan tahun yang lalu.SJSB memiliki empat cawangan di Seremban,Pulau Pinang, Johor dan Sabah masing-masing. Semua cawangan mempunyai jabatan fungsian iaitu  pengeluaran, pemasaran dan kewangan yang diketuai oleh ketua jabatn masing-masing. Baru-bariu ini SJSB telah mengalami penurunan pendapatan yang dipercayai disebabkan oleh kualiti barang yang menurun. Bagi menangani masalah ini, ketua eksekutif SJSB telah meminta semua pengurus cawangan  masing-masing untuk mengetahui punca sebenar penurunan kualiti tersebut.

1. i. Jelaskan bentuk komunikasi menegak, mendatar, dan melintang  berserta gambar rajah yang sesuai dengan merujuk kepada Syarikat Jaya Sdn Bhd (9)

     ii. Huraikan proses komunikasi yang terlibat dalam situasi di atas  (6)

2. Halangan komunikasi berlaku apabila terjemahan maklumat oleh pekerja tidak konsisten dengan maksud yang ingin disampaikan oleh pengurus. Berdasarkan contoh yang sesuai, bincangkan tiga bentuk halangan komunikasi dalam konteks komunikasi lisan bentuk menegak dalam firma perniagaan.         [10]                                           

Soalan 13

a.Jelaskan tiga bentuk komunikasi yang diamalkan dalam sesebuah organisasi [9]

b.Komunikasi sehala boleh berlaku dari atas ke baswah atau sebaliknya. Jelaskan [6]

C.Nyatakan saluran yang sesuai digunakan untuk setiap situasi yang berikut dan berikan alasannya

i.              Mengumumkan jamuanm tahunan organisasi

ii.             Mengumumkan berita kematian seorang staf kepada semau staf dalam organisasi

iii.            Mengarahkan seorang staf untuk menghantar laporan dengan segera

iv.            Memberikan nasihat dan teguran kepada seorang pekerja yang melanggar peraturan organisasi  (10)

Soalan 14

a.     Jelaskan proses  komunikasi [12]

b.    Encik Roslan merupakan pengurus besar sebuah syarikat multinasional yang beribu pejabat di Kuala Lumpur. Syarikat tersebut mempunyai cawangan di New Zealand.

(i) Huraikan tiga saluran komunikasi elektronik yang boleh digunakan oleh Encik Roslan untuk berhubung dengan semua pengurus cawangan syarikatnya. [6]

       (ii) Jelaskan  tiga halangan komunikasi semasa proses komunikasi antara Encik      

             Roslan dengan pengurus cawangan syarikatnya. [7]

Soalan 15

a.     Jelaskan situasi yang sesuai untuk menggunakan komunikasi lisan yang berikut:

i.                     Perbincangan

ii.                   Mesyuarat

iii.                  Ucapan

iv.                 Pembentangan (12)

b.    Terangkan kepentingan mesyuarat kepada sesebuah organisasi perniagaan. (6)

c.     Mengapakah sistem komunikasi yang berkesan penting kepada sesebuah perniagaan?                                                                                        (6)

Soalan 16

a.     Sekumpulan pelajar Tingkatan Enam sedang mendengar taklimat pendaftaran MUET yang disampaikan oleh setiausaha peperiksaan.

Jelaskan proses mendengar yang dilalui oleh pelajar berkenaan. (8)

b.    Jelaskan kesesuian  media komunikasi berikut dalam sesebuah organisasi perniagaan

i.                     Bersemuka

ii.                   Telefon

iii.                  Internet

iv.                 Intranet

v.                   Memorandum

vi.                 surat-menyurat

vii.                 laporan

viii.              Bulletin   (20)

Soalan 17

a.       Bezakan komunikasi lisan dengan komunikasi bertulis (8)

b.      Jelaskan dua kelebihan dan dua kelemahan setiap media komunikasi yang berikut:

i.              Internet

ii.             Telefon

iii.            Surat – menyurat

iv.            Bersemuka (8)

c.       Seorang eksekutif pemasaran sedang menyiapkan laporan tentang strategi jualan kursus  professional untuk sebuah kolej.

Terangkan teknik kemahiran bertulis yang perlu digunakan oleh eksekutif tersebut untuk menghasilkan sebuah laporan yang baik. (9)

Soalan 18

a.       Terangkan teknik mendengar secara

i.                     empati dan objektif

ii.                   mendengar secara kritikal dan nonjudgemental

iii.                  mendengar secara cetek dan mendalam                         (12)

b.      Kejadian tanah runtuh dilaporkan berlaku di kawasan perumahan berhampiran projek pembinaan terbaru Syarikat Mewah Holdings Berhad. Permasalahan itu dilaporkan berpunca dari penarahan tanah bukit yang berhampiran. Anda sebagai pengurus projek Syarikat Mewah Holdings dikehendaki membuat satu rundingan dengan penduduk kawasan perumahan tersebut.

Huraikan prinsip  perundingan berkesan berdasarkan situasi di atas  [8]

Soalan 19

a.     Seorang pegawai perubatan sedang menjelaskan teknik rawatan kecemasan kepada ahli PBSM SMK Wangsa Maju Seksyen 2.

Jelaskan teknik kemahiran mendengar secara efektif yang perlu diikuti oleh pelajar tersebut.   (12)

b.    Jelaskan prinsip berunding yang berikut:

i.                      tumpuan kepada minat dan bukan kedudukan

ii.                   asingkan manusia daripada masalah

iii.                  jana pelbagai pilihan

iv.                 guna kriteria yang objektif dan boleh terima    (8)

Soalan 20

a.     Dengan contoh yang sesuai terangkan elemen-elemen berunding yang penting.                                                                                       (12)

b.    Dengan contoh yang sesuai  jelaskan tahap-tahap perundingan  yang berikut:

i.                     Intrapersonal

ii.                   Interpersonal

iii.                  Intrajabatan

iv.                 Interjabatan                                                                   (12)

Soalan 21

a.       Dengan contoh yang sesuai  jelaskan tahap-tahap perundingan  yang berikut:

i.                     Nasional

ii.                   dua hala

iii.                   serantau,

iv.                 pelbagai hala

v.                   antarabangsa/global                                                      (12)

b.      Jelaskan strategi perundingan berikut:

i.                     good guy bad guy,

ii.                   nibbling

iii.                  trial balloon

iv.                 red herring                                                                     (12)

Soalan 22

a.     Jelaskan stretagi perundingan berikut:

i.                     Outrageous

ii.                   apparent withdrawal

iii.                  limited authority                                                             (9)

b.     Jelaskan kepentingan ICT kepada sebuah bank                                (12)

Soalan 23

a.     Jelaskan kegunaan e-dagang, e-pemasaran dan e-perolehan kepada sebuah kolej swasta.                                                                         (9)

b.    Jelaskan kegunaan intranet kepada sebuah syarikat insurans.            (8)

c.     Sekumpulan pengawas sedang mendengar taklimat tentang sambutan Hari Guru yang disampikan oleh guru pengawas.

Jelaskan halangan semantik dan halangan fizikal yang mungkin wujud semasa proses komunikasi tersebut sedang dijalankan.                          (5)

Soalan 24

a.     Terangkan lima jenis komunikasi lisan yang boleh digunakan oleh sesebuah organisasi                                                                                        (10 m)

b.    Terangkan maksud bahasa badan. Berikan empat contoh bahasa bada dan huraikan maklumat atau mesej setiap bahasa badan tersebut.       [10)

c.     Huraikan garis panduan yang perlu diberi perhatian bagi menghasilkan komunikasi bertulis yang berkesan. [5]

kuiz komunikasi

Kuiz: Kemahiran Komunikasi

1.       Proses Komunikasi: Susun ikut turutan yang betul:

a.        Maklumbalas b.       Penerima c.        Saluran d.       Dekod e.       Penghantar f.         Enkod

                                                                                                                                                                                                        ____/ 6

2.       Proses Komunikasi: Tandakan betul  atau salah

a.        Enkod bermaksud penterjemahan maklumat oleh penerima
b.       Dekod bermaksud cara penerima mentafsirkan mesej
c.        Saluran ialah alat untuk menyampaikan maklumat
d.       Maklumbalas merujuk kepada persetujuan penerima terhadap mesej yang diterima
e.       Penghantar ialah orang yang mencetuskan mesej
f.         Penerima ialah orang yang mendapat mesej

                                                                                                                                                                                                        ____/6

3.       Halangan Komunikasi: Tandakan betul atau salah

a.        Halangan semantic disebabkan oleh penggunaan pelbagai bahasa dalam proses komunikasi
b.       Halangan psikologikal disebabkan oleh perbezaan pendidikan
c.        Halangan fizikal merupakan halangan yang nyata
d.       Bilik yang panas merupakan halangan sosiologikal
e.       Tanggapan yang berbeza berkaitan dengan halangan sosiologikal
f.         Bau busuk merupakan halangan fizikal
g.        Perkataan pelbagai makna berkaitan dengan halangan semantic
h.       Kesukaran orang Sarawak berkomunikasi dengan orang  Kuala Lumpur merupakan contoh halangan sosiologikal
i.         Orang yang  mendengar bunyi mercun menganggapnya sebagai bunyi letupan merupakan contoh halangan sosiologikal
j.         Bercakap dengan orang awam tanpa mikrofon merupakan halangan fizikal

                                                                                                                                                                                                        ____/10

4.       Bentuk komunikasi: Tandakan betul atau salah

a.        Komunikasi menegak bermaksud pertukaran maklumat antara bahagian yang berlainan dalam sesebuah organisasi.
b.       Komunikasi mendatar bermaksud pertukaran maklumat antara dua peringkat yang berbeza dalam organisasi
c.        Komunikasi melintang bermaksud pertukaran maklumat antara peringkat yang sama dalam organisasi
d.       Komunikasi sehala memerlukan maklumbalas
e.       Penyelia yang menghantar laporan jualan bulanan kepada pengurus jualan merupakan satu contoh komunikasi sehala atas ke bawah.
f.         Ucapan dasar Menteri Pendidikan semasa perjumpaan tahunan warga kementerian merupakan komunikasi menegak
g.        Perbincangan dalam mesyuarat merupakan komunikasi dua hala.
h.       Komunikasi sehala atas ke bwah digunakan untuk memberi maklm balas tentang prestasi pekerja
i.         Komunikasi melintang merupakan komunikasi tidak formal
j.         Komunikasi menegak mengurangkan birokrasi
k.        Komunikasi mendatar membantu menyelesaikan konflik
l.         Komunikasi sehala terdiri dpd atas ke bawah dan bawah ke atas
m.      Komunikasi dua hala melibatkan maklumbalas

                                                                                                                                                                                                        ____/13

5.       Pilih komunikasi lisan

a.        Mesyuarat b.       Memorandum c.        Perbualan telefon d.       Laporan e.       Perbincangan f.         E-mel g.        Pembentangan

                                                                                                                                                                                                        ____

6.       Pilih kebaikan mesyuarat

a.        Wujud kumpulan dinamik. b.       Matlamat organisasi mudah tercapai c.        Kebajikan pekerja terpelihara d.       Mengurangkan idea yang kurang bernas e.       Ahli berpeluang berinteraksi f.         Mendapat sokongan semua ahli g.        Meningkatkan  pemahaman tentang perkara yang dibincangkan

                                                                                                                                                                                                        ____

7.       Pilih kebaikan perbincangan

a.        Memberi keputusan terbaik b.       Mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat c.        Mencetuskan idea yang bernas d.       Memberi ruang kepada pihak yang terlibat untuk mengambil bahagian dalam pembuatan keputusan

                                                                                                                                                                                                        ____

8.       Pilih kebaikan komunikasi lisan

a.        Maklumbals cepat diterima b.       Tiada had penerima c.        Maklumat boleh simpan d.       Boleh diulang sampai difahami e.       Mesej kekal pada bentuk asalnya f.         Mesej apat disesuaikan ikut jenis penerima g.        Penerima ada masa yang lama untuk menilai mesej h.       Mudah menyampaikan mesej sebab bersemuka i.         Kejujuran penerima dapat dirasai j.         Boleh guna alat bantuan komunikasi  untuk memastikan mesej lebih jelas

                                                                                                                                                                                                        ____

9.       Pilih keburukan komunikasi lisan

a.        Penghantar tidak mempunyai kawalan terhadap mesej yang dihantar b.       Maklumbalas yang lambat c.        Tiada rekod simpanan kekal d.       Maklumat mungkin disalahtafsirkan

                                                                                                                                                                                                        ____

10.    Tandakan betul atau salah

a.        Contoh Visual organisasi ialah peta konsep
b.       Contoh visual analogik ialah kartun c.        Contoh visual realisitik ialah gambar nyata
d.       Komunikasi visual merupakan komunikasi dua hala
e.       Komunikasi bukan lisan merangkumi komunikasi visual, komunikasi bertulis dan bahasa badan
f.         Komunikasi bertulis merupakan komunikasi  dua hala

                                                                                                                                                                                                        ____/6

11.    Tandakan kemahiran bertulis yang berkesan

a.        Guna kertas putih sahaja b.       Perlu ditaip c.        Guna alatulis yang sesuai d.       Guna perenggan yang banyak e.       Ayat yang pendek f.         Disertakan dengan grafik yang sesuai g.        Pilih perkataan yang mudah difahami

                                                                                                                                                                                                        ______

12.    Padankan

Jenis Bahasa Badan	Maksud
a.        Air muka merah padam	Keyakinan tinggi
b.       Mengerutkan dahi	Bosan
c.        Sering lihat jam	Tidak berminat
d.       Bercakap @ tidur	Menunjukkan minat yang tinggi
e.       Duduk tegak	Marah
f.         Meletakkan tangan di atas kepala	Menunjukkan ketegasan
g.        Nada suara yg tinggi	Ingin menarik perhatian audiens
h.       Tangan di belakang	Gementar
i.         Masuk tangan dlm poket	Keliru
j.         Berjabat tangan dgn genggaman yg kuat	Berehat

                                                                                                                                                                                                        ____/10

13.    Tandakan betul atau salah

a.        Bersemuka bermaksud pendengar dan penyampai berada ditempat yg sama
b.       Bersemuka dapat menyelesaikan konflik
c.        Internet bermaksud rangkaian computer dihubungi menerusi beberapa rangkaian
d.       Internet membolehkan maklumat dapat dipindahkan dengan segera
e.       Internet merupakan komunikasi sehala
f.         Intranet menghubungkan rangkaian computer dalam organisasi yang sama
g.        Memo merupakan komunikasi sehala
h.       Memo merupakan komunikasi tidak formal
i.         Laporan merupakan komunikasi dua hala
j.         Laporan digunakan untuk menerangkan sesuatu perkara secara terperinci
k.        Surat merupakan komunikasi dua hala
l.         Laporan tidak dapat dijadikan sebagai bukti
m.      Buletin merupakan laporan yang diterbitkan secara berkala

                                               

                                                                                                                                                                                                                ____/13

14.    Tandakan betul atau salah

a.        Proses mendengar bermula dengan menerima .
b.       Proses mendengar berakhir dengan menerima.
c.        Menilai bermaksud menganalisis fakta yang diterima
d.       Memahami bermaksud mendengar dengan berhati-hati
e.       Mengingati merupakan peringkat keempat dalam proses mendengar
f.         Memberi tindakbalas  berlaku selepas peringkat menilai
g.        Memahami merupakan peringkat kedua dalam proses mendengar.
h.       Mendengar secara non-judgemental bermaksud memahami perasaan orang lain
i.         Berperanan empati bermaksud pendengar menunjukkan dia merasai  apa yang dirasakan oleh penyampai.
j.         Mendengar secara kritikal bermaksud  pendengar berusaha untuk menganalisis apa yang didengari .
k.        Mendengar secara cetek membantu kita memahami maksud sebenar mesej yang ingin disampaikan
l.         Mendengar secara aktif bermaksud pendengar memberi tindakbalas terhadap apa yang  didengar

                                                                                                                                                                                                        ______/12

15.    Pilih garispanduan mendengar yang betul

a.        Elakkan mengganggu orang lain ketika bercakap b.       Bertanya apabila perlu c.        Berfikiran terbuka d.       Jangan menyampuk ketika orang lain bercakap e.       Meluahkan kefahaman terhadap perasaan f.         Mengulang maksud pembicara

                                                                                                                                                                                                                _______

“GOOD LUCK’

DARIPADA

Mr karthik, Guru Pengajian Perniagaan anda