PBS PENGAJIAN PERNIAGAAN- CONTOH PROSES PENGORGANISASIAN

Proses pengoranisasian- Sebuah sekolah Menengah Islam swasta

Proses pengorganisasian merujuk kepada membentuk hubungan kerja, aliran kerja, menyenaraikan dan mengelompok aktiviti serta mengenalpasti autoriti dan tanggungjawab pekerja dalam sesebuah organisasi. Proses pengorganisasian melibatkan lima langkah iaitu penentuan objektif, pengenalpastian aktiviti, pengelasan aktiviti, pengelompokan aktiviti, dan pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab.Ia dapat digambarkan seperti dalam rajah  di bawah.

A. Penentuan objektif

Setiap organisasi mempunyai matlamat dan matlamat ini dibentuk di peringkat perancangan. Semasa proses perancangan, sesebuah organisasi akan menentukan VMO organisasinya. Dengan adanya objektif, pekerja dalam organisasi mempunyai panduan dan halatuju yang perlu dituju. Oleh kerana organisasi mempunyai sumber yang terhad, koordinasi kerja dan peruntukan sumber perlu dibuat secara cekap dan berkesan agar matlamat organisasi dapat dicapai. Sekolah Menengah _______________mempunyai VMO seperti berikut:

VISI

MISI

OBJEKTIF

B. Pengenalpastian aktiviti

Setelah mengenalpasti objektif organisasi, perlu mengenalpasti tugas-tugas yang perlu dibuat oleh pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Setiap aktiviti perlu dikenalpasti secara tereperinci dan juga perlu mengetahui aktiviti yang kritikal agar organisasi dapat berjalan dengan lancar.

Bagi Sekolah Menengah ______________ antara aktiviti yang berkaitan ialah pembelajaran, peperiksaan, pengurusan makmal, pengurusan bengkel kemahiran hidup, kutipan yuran, pengurusan kebajikan pelajar, pengurusan cuti guru, latihan, aktiviti sahsiah pelajar, disiplin, tarabiyyah dan lain-lain. Ketua perlu menyediakan senarai panjang aktiviti yang berkaitan dengan pengorganisasian sekolah.

C. Pengelasan aktiviti

Berdasarkan aktiviti yang telah dikenalpasti, ketua perlu mengelaskan aktiviti mengikut pengkhususan dan persamaan tugas tertentu.Misalnya , aktiviti berkaitan dengan disiplin seperti tatacara tindakan disiplin, pengurusan maklumat pelajar bermasalah, pengeluaran surat amaran dan  aktiviti pemulihan akhlak. Aktiviti peperiksaan pula termasuk pendaftaran pelahar untuk peperiksaan awam seperti PMR dan SPM, menentukan tarikh dan jadual peperiksaan dalaman, menguruskan keselamatan kertas peperiksaan, menyediakan tempat peperiksaan serta menentukan percetakan kertas soalan. Aktiviti berkaitan dengan sukan ialah menentukan jenis permainan, pengurusan alat sukan, menentukan guru permainan, pemilihan jurulatih, menentukan jadual aktiviti permainan, menentukan tarikh pertandingan permainan, menyediakan pelajar untuk pertandingan serta menguruskan latihan permainan

D.  Pengelompokan aktiviti

Setelah aktiviti dikelaskan mengikut pengelasan tertentu, ketua perlu mengelompok aktiviti mengikut fungsi tertentu. Aktiviti berkaitan dengan kurikulum seperti peperiksaan, jadual waktu, program kecemerlangan, buku teks, pusat sumber, perkembangan staf, pengurusan bilik khas, program peningkatan prestasi dikelo,pok di bawah satu fungsi yang dikenali sebagai kurikulum. Aktiviti sukan, permainan , badan beruniform, kelab dan persatuan, koperasi sekolah, papan kenyataan, perkhemahan murid dan kursus pembangunan sukan diletakkan di bawah fungsi kokurikulum. Fungsian hal ehwal murid pula meliputi aktiviti seperti disiplin, data pelajar, biasiswa, kantin sekolah, jadual kedatangan pelajar, majalah sekolah, pengawas sekolah , sahsiah murid dan kebajikan murid.

E. Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab

Di peringkat ini, ketua perlu mengagihkan tugas kepada pekerja mengikut kemahiran dan kepakaran pekerja berkenaan. Pekerja perlu diberi penerangan jelas tentang tugas yang perlu dilakukan. Pengagihan sumber organisasi juga perlu dibuat mengikut kelompok aktiviti yang telah dilakukan mengikut keperluan jabatan berkenaan. Autoriti ialah kuasa sah yang ada pada pengurus untuk membuat keputusan dan memberi arahan.Autoriti diberi berdasarkan jawatan yang dipegang. Tanggungjawab ialah kewajipan melaksanakan tugas yang telah diamanahkan kepada pekerja. Pegawai yang diberi autoriti berkuasa untuk menentukan pekerja bawahannya melakukan tanggungjawab yang telah diberikan.

Sebagai ketua organisasi , pengetua diberi autoriti untuk memastikan semua unit dalam organisasi sekolah melakukan tugas dengan cekap dan berkesan agar matlamat sekolah tercapai. Penolong Kanan kurikulum diberi autoriti untuk memastikan semua unit di bawah jabatannya seperti unit peperiksaan, dan unit mata pelajaran menjalankan tanggungjawab yang telah diamanahkan. Misalnya, apabila diarahkan untuk membuat peperriksaan sebanyak dua kali untuk tingkatan dua, penolong kanan kurikulum perlu memastikan bahawa, unit peperiksaan telah menyediakan jadual peperiksaan, kertas soalan telah disediakan mengikut skop yang telah ditetapkan dan mencukupi serta markah peperiksaan telah diserahkan kepada pelajar dan juga kepada guru kanan untuk dianalisis.